Sedikit dari saya mengenai mail merge, dengan menggunakan office 2007.
Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu:
1. Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. Selama ini saya baru mencoba dengan MS Word . Saya belum mencoba untuk software lainnya.
2 .Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen point b. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel.
Langkah-langkahnya menggunakan mail merge,
1. Pada toolbar/ribbon klik icon mailings,
2. Klik start mail merge kemudian pilih step by step mail merge
3. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan “Letters“. masuk ke Step 1 of 6 : Klik “Next: Starting document“.
4. Disini akan diminta memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah buat , Pada Step 2 of 6, Klik “Next: Select recipients“.
5. Di Step 3 of 6, diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah “Use an existing list“, klik Browse, dan keluar tampilan “ Select Data source” pilih/cari file excel yang sudah dibuat sebelumnya.
6. Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Hal1, maka pilihlah hal1. Pastikan “First row of data contains column header” dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.
7. Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris mana yang akan digunakan. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6 dan seterusnya. Klik OK jika sudah.
Jika Anda ingin mengubah sumber data, klik “Select a different list“, atau klik “Edit recipient list” untuk memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik “Next: Write your letter“.Semuanya Masih ada di Step 3 of 6.
8. Di Step 4 of 6, klik “More items“. Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom adalah “More items” Akan keluar kotak dialog “Insert Merge Field“. Pastikan “Database Fields” yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul di sini.
9. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol “Insert“. Masukkanlah field-field yang Anda inginkan seperti terlihat dari dua gambar di bawah, yang memperlihatkan dokumen sebelum dan sesudah Anda memasukkan field.
Sebelum klik “ Insert “,tentukan dulu lokasinya/ meletakkan kursor di posisi yang benar, klik “More items” , dan seterusnya masukkan field yang diinginkan. Setelah selesai, klik “Next: Preview your letters“.
10. Perhatikan pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa menggunakan tombol << dan >> untuk berpindah dari satu data ke data yang lain. Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik “Next” Complete the merge“.
Selamat mencoba….
